Ab 2018 gibt es für das Finanzamt einen dritten Grund unangekündigt bei Ihnen vorbei zu kommen und Ihre Bücher zu prüfen. Die Kassennachschau kommt zusätzlich zu den bereits gewohnten Lohnsteuer- und Umsatzsteuernachschauen hinzu. Dabei verunsichert diese neue Regelung bereits vor dem ersten Besuch viele Unternehmer. Was ist jetzt zu tun, um eine ordnungsgemäße Kassenführung vorweisen zu können? Durch die gesetzliche Neuregelung gibt es in vielen Firmen noch Unklarheiten. Wir fassen für Sie in diesem Artikel kurz die wichtigsten Informationen zusammen.
Die Kassennachschau ist eine neue Regelung im Rahmen der GoBD. Diese Regelungen der “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” sind bereits seit 2015 anzuwenden und enthalten unter anderem Regelungen, die auch Auswirkungen auf elektronische Kassensysteme haben. Auch die neue Nachschau der Kassen ist Bestandteil der GoBD und kann laut Gesetz jederzeit unangekündigt durchgeführt werden.
In der Praxis der Lohn- und Umsatzsteuernachschau wurden eigentlich auch unangekündigt durchführbare Prüfungen, meist vorher durch die Vertreter des Finanzamtes angemeldet. Diese praktische Umsetzung war darin bedingt, dass Unternehmen häufig entsprechende Vorbereitungszeiten benötigen, um alle zu prüfenden Unterlagen zusammenzustellen.
Bei den neuen Kassenprüfungen muss es sich jedoch nicht unbedingt genauso verhalten. Über die ordnungsgemäße Funktionsweise der elektronischen Kassensysteme kann sich ein Prüfer auch ohne oder mit nur wenig Vorbereitungszeit in Kenntnis setzen. Entsprechende Unterlagen zur Prüfung sollten möglichst immer vorliegen. Mit einem Warenwirtschaftssystem wie VARIO 8 haben Sie durch eine komplette Digitalisierung Ihrer Abläufe eine solche Dokumentation jederzeit zur Hand. Eine gute Vorbereitung kann hier viel Ärger ersparen.
Wer bei einer Kassenprüfung nämlich keine ordnungsgemäße Dokumentation vorweisen kann, muss mit Geldbußen von bis zu 25.000 € rechnen. Ordnungswidrigkeiten, die mit einer Geldbuße belegt werden können, liegen dabei unter anderem vor, wenn die Geschäftsvorfälle durch die Kasse nicht vollständig, korrekt, zeitnah und sortiert aufgezeichnet werden. Auch Datenschutzprobleme durch unzureichende Sicherheitseinrichtungen können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern belegt werden. Neben den zu erwartenden Strafen kann der Prüfer zudem sofort zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen, wenn sich bei der Kontrolle Unregelmäßigkeiten ergeben.
Wenn Sie bisher noch kein System für die Warenwirtschaft (WaWi) einsetzen, welches die Kassenvorgänge ausreichend dokumentiert, sollten Sie also möglichst schnell umsteigen. Wenn Sie bereits VARIO 8 für die WaWi einsetzen, müssen Sie sich jedoch keine Sorgen machen. Durch die Verwaltung aller Abläufe mit einem Produkt wie z. B. “VARIO 8 for free” haben Sie automatisch alle notwendigen Unterlagen um eine Kassenprüfung ohne Probleme durchführen zu können.
Das Produkt “VARIO 8 for free” können Sie übrigens auch direkt auf unserer Seite herunterladen. Für die Installation, Konfiguration und Integration des Produktes können Sie uns gerne zurate ziehen. Als VARIO Partner können wir den besten Support für dieses Produkt leisten. Unsere Experten machen Ihr Unternehmen fit für die Nachschau!
Unser Fazit zur neuen Nachschau: Bereiten Sie sich besser früh genug vor, denn eine Kassenprüfung kann jederzeit erfolgen!
Sie haben weitere Fragen zu VARIO 8 im Zusammenhang mit dem Thema Kassenprüfungen? Sie müssen jetzt ein neues System zur Warenwirtschaft einführen und brauchen Unterstützung?
Kontaktieren Sie uns gerne jederzeit mit allen Ihren Fragen! Unser Expertenteam hilft Ihnen gerne weiter.
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