DMS – für eine revisionssichere Archivierung

VARIO DMS − Archivierung und Digitalisierung meistern:

Das Dokumentenmanagementsystem ELOprofessional ist bei VARIO DMS inkludiert und unheimlich wichtig für das Unternehmen. Möchten Sie alles digitalisieren oder all Ihre gespeicherten Informationen revisionssicher archivieren? Dann ist VARIO DMS genau Ihr Produkt. In Ihrer Warenwirtschaft werden zentral alle bedeutenden Belege und Informationen bearbeitet und abgespeichert – z. B. Lieferscheine, Rechnungen, E-Mails. Unterlagen von außen können nach dem Scannen per Barcode automatisch bei einer speziellen Beziehung oder einem speziellen Vorgang abgelegt werden. Es ist nur eine Sache von Augenblicken bis Sie über VARIOs Volltextsuche gewisse Unterlagen finden können. Eine clevere und ergebnisreiche Ermittlung, die schnell ist, Ihnen Zeit schenkt und somit zum positiven Resultat Ihrer Firma mitwirkt.

VARIO und ELOprofessional – das perfekte Team:

Die Verkettung an ELOprofessional ist bei der VARIO DMS Variante gegeben. Als modulare Client-/Server-Lösung stellt ELOprofessional eine auf die speziellen Ansprüche angepasste ECM-Lösung für mittelständische Unternehmen zusammen. Die Infos von Firmen werden mit VARIO elektronisch geführt. Dazu kommt das System des Managements der Unterlagen von ELO. Beides zusammen sorgt für eine absolut meisterhafte Infrastruktur für wirkungsvolles und verständliches Business-Geschehen. Datenschutzanforderungen werden selbstverständlich nach EU-DSGVO berücksichtigt; alle Unterlagen und Infos werden über den kompletten Zeitraum – nachvollziehbar und rechtlich angepasst – bearbeitet.

Ablauf:

Alles, was Sie an gebuchten Unterlagen und Dokumenten haben – ob Rechnungen oder Lieferscheine etc. – wird inmitten in VARIO geführt und von allein ins ELO Archiv übertragen. Alle Papier-Unterlagen können eingescannt und per Barcode im ELO-Archiv abgespeichert werden. Direkt im Anschluss wird über den Barcode ein Vergleich in Gang gesetzt, der zu speziellen, passenden Daten, einer Adresse oder einem Prozess führt und alles dort abspeichert. Unterlagen, die digital sind, werden mit einem scheinbaren Barcode ausgestattet. ELO oder VARIO bieten Ihnen eine eingebaute Volltext-Suche. Mit dieser sind Sie in der Lage, jede erdenkliche digitale Material innerhalb von Sekunden ausfindig zu machen.

Rechtliche Anforderungen:

Alle vom Gesetz vorgeschriebenen Erwartungen – bezogen auf die Sicherheit der Revision der Datenverwaltung – sind in VARIO DMS gegeben. Wenn zum Beispiel eine Betriebsprüfung stattfindet, sind Sie fein raus. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und auch die Mitwirkungspflicht werden optimal befolgt.Was Ihnen ebenfalls hilft bei den GoBD: Die automatische Archivierung aller Unterlagen in VARIO – egal ob von Ihnen generiert oder innerhalb bereits vorhanden. Mit Versionierung geht das von ganz allein. Und damit Sie nicht gegen die EU-DSGVO verstoßen, wartet ELOprofessional mit einer Vielzahl von Eigenschaften zur rechtlich entsprechenden Ablagerung auf.

Benutzer & Berechtigungen:

Da die Rechteverwaltung sehr durchdacht ist, ist es lediglich den Mitarbeitern und Angestellten möglich, auf abgespeicherte Dokumente zuzugreifen, die auch befugt sind. Dieses geschieht über das Dokumenten-Management-System. Wenn Mitarbeiter krank sind oder sich im Urlaub befinden, ist es wichtig, dass das laufende Geschäft davon nicht beeinträchtigt wird. Und dass bedeutende Infos bewahrt werden.

Kollaboration & Teamarbeit:

In Ihrer Firma gibt es nicht wenige Wege der Zusammenarbeit, mit denen ELOprofessional aufwartet. Ins ECM-System sind die ELO Caollaboration-Tools eingearbeitet. Somit werden die Handlungen im Business-Geschehen enorm vereinfacht; nämlich durch vorteilhaftere Teamarbeit, Abstimmung und Kontakt.

Wiki & Wissensdatenbanken:

Wenn Sie neues Personal anlernen, vereinfacht das Modul ELO Knowledge Ihnen diesen Vorgang enorm. Dieses erweiternde Modul baut mit Ihnen eine wesentliche und anspruchsvolle Wissensdatenbank auf. Dadurch erhalten Sie eine sortierte und geordnete Ablage aller wichtigen Schriftverkehr-Dokumente wie E-Mails und Informationen über Projekte etc.

Mobile App:

Sie können Ihrem Business überall und immer nachgehen. Mit der ECM-App ELO for Mobile Devices. Mit Ihrem Tablet oder Smartphone verfügen Sie über die ECM-Basisfunktionen, indem Sie sich mobil am ELO Archiv bedienen. Die Auswahl der App auf Interaktions- und Kooperationswege ist groß. Sie können zum Beispiel formularbasierte Workflows ausführen oder sich per ELO Feed  mitteilen. Außerdem ist es möglich, Unterlagen in Drittapplikationen anzulegen (zum Beispiel Microsoft Word) und im ELO Archiv abzuspeichern. Und dafür müssen Sie nicht mal die entscheidende Applikation beenden. Das Zugreifen auf Ihre Unterlagen können Sie jederzeit – selbst wenn gerade keine Verbindung ins Internet vorhanden ist. Dafür sorgt die Offlline-Funkionalität. Für mobile Plattformen wie zum Beispiel Android und iOS ist ELO for Mobile Devices als native App konstruiert worden.

Workflows:

Automatisierte Business-Prozesse sind mehr als sinnvoll. Und um diese kümmert sich der ELO Workflow mit ELOprofessional. Sie haben alle Infos und Unterlagen stets überall verfügbar. So, wie Sie es brauchen. Das garantiert flotteres Abschließen von Business-Abläufen, promptes Anordnen von Freigaben und geschultes Treffen von Entschlüssen. Mit dem ELO Workflow sind die separaten Aktionen der Bearbeitung stets durchschaubar. Auch die Sachlage einer Handlung ist immer überprüfbar.

Vorteile:

Haben Sie stets Zugang auf alle wichtigen Informationen

  • Diverse Unterlagen und Business-Steps zweckgemäß miteinander verbinden
  • Durchschaubare, strukturierte Business-Vorgänge in Ihrem Unternehmen aufbauen
  • Per Volltextsuche Unterlagen rasch und leicht ausfindig machen
  • Angaben zentral festhalten und mehrfache Ablagen verhindern
  • Revisionssicher ablegen und abspeichern
  • Mobil tätig sein

ELO Business-Partner:

Im ECM-Bereich verfügen wir über geschultes und ausgiebiges Wissen – als zertifizierter ELO Business Partner. Wir spüren das perfekte Ergebnis für Sie auf. Gemeinsam mit Ihnen.

Zur Partnerseite bei ELO

Kostenlose Online-Vorführung:

Wenn Sie gegenüber einem ausführlichen Dokumentenmanagementsystem aufgeschlossen sind und mehr erfahren möchten, führen wir Ihnen sehr gerne kostenlos und online ELOprofessional vor. Sie entdecken dadurch die Vorteile der DMS-Software für sich.

Jetzt Termin vereinbaren