Wichtig bei der E-Rechnung: Pflichtangaben und häufige Fehler
- Nils Kalle
- 5. Sept.
- 3 Min. Lesezeit
Die E-Rechnung wird in Deutschland und Europa immer wichtiger – insbesondere für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern. Damit deine Rechnungen akzeptiert werden, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. In diesem Beitrag erfährst du, welche Informationen unerlässlich sind, welche Fehler du vermeiden solltest und worauf du bei der XRechnung besonders achten musst.
1. Wichtige Pflichtangaben für die E-Rechnung
1.1. Unternehmensdaten (Pflichtfelder)
Für jede E-Rechnung müssen bestimmte Unternehmensdaten vollständig und korrekt angegeben werden:
Vollständige Adresse des Rechnungsstellers (Firma)
Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers
Für innergemeinschaftliche Lieferungen (EU-weite Rechnungen) unbedingt erforderlich.
Steuernummer (sofern USt-IdNr. nicht vorhanden ist)
Diese Nummer kann in vielen Fällen durch die USt-IdNr. ersetzt werden, ist aber auf nationaler Ebene auch in vielen Ländern erforderlich.
Bankverbindung (IBAN + BIC) des Rechnungsstellers
Zahlart:
Entweder SEPA oder Überweisung (wichtig, wenn es eine Zahlart auf der Rechnung gibt).
Bei Zahlarten im Zusatztext: Es gibt eine Beschränkung auf max. 512 Zeichen.
1.2. Rechnungsinformationen (Pflichtangaben)
Rechnungsnummer (eindeutig und fortlaufend)
Rechnungsdatum
Leistungszeitraum (bei Abweichung vom Rechnungsdatum)
Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
Jede steuerpflichtige Lieferung muss mit dem entsprechenden Steuersatz (normal, ermäßigt, 0%) und Steuerbetrag angegeben werden.
2. GLN und Leitweg-ID
2.1. GLN (Global Location Number)
Die GLN ist eine internationale, standardisierte Nummer zur Identifikation von Standorten und Organisationen (vergleichbar mit einer Art "Postanschrift" für Unternehmen). Sie wird genutzt, um Unternehmen, Abteilungen und Standorte eindeutig zu identifizieren.
GLN kann verwendet werden, um Liefer- und Rechnungsadressen sowie Standorte (z. B. Lager) eindeutig zu identifizieren.
Beispiel: Ein Unternehmen, das mehrere Standorte oder Abteilungen hat, benötigt für jedes einen eigenen GLN-Code.
2.2. Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine weitere Identifikation für die elektronische Kommunikation, insbesondere in öffentlichen Aufträgen und bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen.
Sie wird in Deutschland speziell im Rahmen der XRechnung verwendet.
Die Leitweg-ID dient der Identifikation des Empfängers im E-Rechnungsprozess.
Die Leitweg-ID muss in bestimmten Fällen von öffentlichen Auftraggebern vorgegeben werden und ist zusammen mit der GLN ein Pflichtfeld in der XRechnung.
2.3. Wichtige Unterscheidung:
GLN: Wird für die Identifikation von Unternehmen und Adressen genutzt.
Leitweg-ID: Wird hauptsächlich für die Zuweisung an Behörden und öffentliche Auftraggeber benötigt.
3. Weitere Pflichtangaben für die E-Rechnung (XRechnung)
3.1. Weitere Pflichtangaben im Zusatztext
Im Zusatztext (z. B. für Zahlungsbedingungen oder Hinweise zur Zahlart) gibt es eine Zeichenbeschränkung:
Maximal 512 Zeichen für Angaben wie Zahlungsinformationen oder Hinweise zur Zahlart.
3.2. Adressen von Lieferant und Empfänger
Lieferadresse und Rechnungsadresse müssen vollständig angegeben werden, einschließlich Straße, Postleitzahl, Ort und Land.
Die Rechnungsadresse muss korrekt zum Unternehmen des Empfängers passen.
Bei Verwendung der GLN in der Rechnung wird auch die Lieferadresse eindeutig identifiziert.
4. Fehlerquellen und häufige Probleme in der E-Rechnung
Fehlende oder fehlerhafte USt-IdNr.
Achte darauf, dass die USt-IdNr. korrekt und gültig ist.
Fehlende oder inkorrekte Bankverbindung
IBAN und BIC müssen korrekt angegeben werden.
Ungültige oder unvollständige GLN
Die GLN muss exakt und korrekt angegeben sein (einschließlich korrektem Format).
Unvollständige oder falsche Leitweg-ID
Achte darauf, dass die Leitweg-ID korrekt und vollständig eingegeben wird, wenn erforderlich.
5. Was du bei der XRechnung noch beachten solltest:
Format der XRechnung:
Die XRechnung ist ein maschinenlesbares XML-Format. Es ist wichtig, dass alle Felder gemäß den offiziellen Vorgaben ausgefüllt sind.
Fehlende oder falsch formatierte Felder führen dazu, dass die Rechnung nicht akzeptiert wird.
Mehrwertsteuerangaben und Steuerbeträge:
Die Mehrwertsteuer (MwSt.) muss korrekt und vollständig angegeben werden, mit den entsprechenden Steuersätzen und Beträgen.
Zusammenfassung der Pflichtangaben in einer Tabelle
Pflichtangabe | Beschreibung |
Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) | Muss für innergemeinschaftliche Lieferungen angegeben werden. |
Steuernummer | Wenn keine USt-IdNr. vorhanden, dann ist die Steuernummer erforderlich. |
Bankverbindung (IBAN & BIC) | Notwendig, wenn Zahlart angegeben ist (SEPA oder Überweisung). |
Zahlart | Muss als SEPA oder Überweisung angegeben werden, mit maximal 512 Zeichen im Zusatztext |
GLN | Global Location Number für Identifikation von Liefer- und Rechnungsadressen. |
Leitweg-ID | Speziell für öffentliche Auftraggeber erforderlich (in Deutschland für XRechnung). |
Vollständige Adresse | Rechnungsadresse (Straße, Ort, Land, Postleitzahl). |
Rechnungsnummer | Eindeutig und fortlaufend. |
Rechnungsdatum | Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. |
Leistungszeitraum | Bei Abweichung vom Rechnungsdatum notwendig. |
Steuersatz und Steuerbetrag | Korrekte Angabe für alle steuerpflichtigen Positionen (normal, ermäßigt, 0%). |
Fazit:
Für die E-Rechnung (insbesondere in Deutschland und bei öffentlichen Auftraggebern) sind folgende Dinge zwingend erforderlich:
GLN und Leitweg-ID (je nach Empfänger)
Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
Bankverbindung
Zahlart (SEPA/Überweisung) und Beschränkung auf 512 Zeichen im Zusatztext
Vollständige Rechnungs- und Lieferadresse
Steuersätze und Steuerbeträge korrekt angegeben
Rechnungsnummer und -datum
