Workflow in Vario
Effizienzsteigerung mit VARIO: Automatisierte Workflows für Ihr Unternehmen
Mit dem Workflow-System von VARIO können Sie Routineprozesse effizient organisieren und automatisieren. Das ERP-System VARIO 8 bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, um die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren, Kosten zu reduzieren und zusätzliche Kapazitäten freizusetzen. Arbeitsabläufe lassen sich flexibel als Workflows definieren und jederzeit anpassen. Dadurch erhöhen Sie Ihre Agilität und entlasten wertvolle Ressourcen.
Workflows einfach erstellen und verwalten: Schritt für Schritt zum optimalen Prozess
in Workflow ist eine Abfolge definierter Bedingungen und Aktionen, die eine Prozesskette in der VARIO Warenwirtschaft anstoßen. Die Einrichtung erfolgt über den benutzerfreundlichen VARIO Workflow-Assistenten, der Sie Schritt für Schritt durch die Konfiguration führt. Die Grundmethodik ist selbsterklärend und leicht verständlich.
VARIO bietet Ihnen eine Vielzahl an Workflow-Typen, die kontinuierlich erweitert werden – von Angeboten über Kundenretouren bis hin zu Lieferbedingungen. Workflows lassen sich jederzeit flexibel anpassen und ändern. Mit der praktischen Alles-auf-einen-Blick-Übersicht behalten Sie den Status Ihrer Workflows stets im Blick. Inaktive Workflows können problemlos eingesehen, sowie Konfigurationen als XML-Datei exportiert und wieder importiert werden. So stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit auf frühere Workflow-Einstellungen zugreifen können.
Individuelle Workflows: Effiziente Prozesse nach Maß
Flexible Erstellung: Legen Sie Workflows ganz nach Ihren Anforderungen an.
Benutzerfreundliche Einrichtung: Der VARIO Workflow-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Konfiguration.
Regelbasierte Automatisierung: Definieren Sie Zeitpunkte und Bedingungen, um bestimmte Aktionen automatisch auszulösen.
Manuelle Eingriffe: Nutzen Sie die freie Felder-Funktion, um in laufende Prozesse aktiv einzugreifen.
Zeitliche Steuerung: Bestimmen Sie den genauen Zeitpunkt, zu dem ein Workflow ausgeführt werden soll.
Benutzerfreundliches Workflow-Management mit VARIO
Intuitiver Workflow-Assistent: Der integrierte VARIO Workflow-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Konfiguration.
Flexibel anpassbar: Workflows können jederzeit nach Bedarf geändert und optimiert werden.
Statusverwaltung: Behalten Sie den Überblick, ob ein Workflow aktiv oder inaktiv ist, und bearbeiten Sie Aktivitäten flexibel.
Vielfältige Workflow-Typen: Flexibel und erweiterbar
Breite Auswahl an Workflow-Typen: Von Angebot, Auftrag und Rechnung über Kunden-Retoure und Gutschrift bis hin zu Anfrage, Bestellung und Eingangslieferschein.
Kontinuierliche Erweiterung: Das Workflow-Repertoire wird stetig um neue Typen ergänzt, um Ihren wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.
Workflow-Management auf einen Blick: Effiziente Übersicht und Nachverfolgung
Alles-auf-einen-Blick-Prinzip: Behalten Sie alle Workflows übersichtlich im Blick.
Umfassende Workflow-Übersicht: Sehen Sie sowohl aktive als auch inaktive Workflows auf einen Blick.
Integrierte Workflow-Historie: Verfolgen Sie alle Änderungen und Ereignisse innerhalb eines Workflows nach.
Workflow-Erstellung leicht gemacht: Beispiel für automatisierte Freigabeprozesse
Das folgende Beispiel zeigt, wie einfach es ist, mit dem VARIO Workflow-Assistenten einen neuen Workflow anzulegen. Besonders für E-Commerce-Unternehmen spielt die Automatisierung von Freigabe- und Genehmigungsprozessen eine entscheidende Rolle. Im gezeigten Szenario wird ein Workflow erstellt, der Vorkasse-Aufträge automatisch storniert, wenn diese innerhalb von 14 Tagen nicht bezahlt wurden.
Flexibel benennen und anpassen: Der erste Schritt zur Workflow-Erstellung
Zu Beginn eines neuen Workflows legen Sie zunächst einen Namen fest. Alle Eingaben können später jederzeit angepasst werden.
Workflow-Integration: Bereichsübergreifende Automatisierung in VARIO
Workflows können auf verschiedene Module in VARIO zugreifen, wie Belege oder die Finanzbuchhaltung. Innerhalb des gewählten Bereichs wird ein Typ oder Auslöser definiert, der festlegt, wann der Workflow aktiviert wird.
Zeitpunkt festlegen: Präzise Steuerung Ihrer Workflows
Bestimmen Sie den exakten Zeitpunkt, zu dem der Workflow ausgeführt werden soll.
Bedingungen festlegen: Der Schlüssel zur Workflow-Aktivierung
Definieren Sie die Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit der Workflow gestartet und die gewünschte Aktion ausgelöst wird.
Automatisierte Aktionen für effiziente Prozesse
Definieren Sie Aktionen, die automatisch ausgeführt werden, sobald die festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Dies kann beispielsweise das Erstellen von Erinnerungen, To-Dos, das Erteilen von Genehmigungen oder der automatische Versand von E-Mails umfassen. Ihr Workflow ist damit einsatzbereit!
Effiziente Rechnungsprüfung mit dem VARIO Rechnungseingangs-Workflow
Erweitern Sie das VARIO Workflow-Modul mit dem Rechnungseingangs-Workflow und optimieren Sie die Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen. Die automatische Weiterleitung von Rechnungsdokumenten an die zuständigen Mitarbeitenden beschleunigt den Freigabeprozess direkt im VARIO 8 ERP-System. Mehrstufige Freigabeprozesse können mühelos im ERP- und Warenwirtschaftssystem konfiguriert werden. Legen Sie individuelle Zuständigkeiten und Auftragsarten fest und definieren Sie die erforderlichen Prüfschritte für jede Rechnung.
Die vier Prüfschritte umfassen formelle Prüfung, sachliche Prüfung, Subprüfung und Kontierungsprüfung. Ergänzend bieten optionale Kommentare in den Prüfanfragen sowie eine Übersichtsfunktion, die beispielsweise den aktuellen Status oder das Fälligkeitsdatum anzeigt, maximale Transparenz und Kosteneinsparungen. Auf Wunsch lassen sich auch individuelle Freigabewege für eingehende Gutschriften definieren. Die optional integrierte FiBu-Übergabe, z. B. an DATEV, rundet Ihre Buchhaltungsprozesse optimal ab.
Optimale Prozesssteuerung mit VARIO Workflows: Ihre Vorteile im Überblick
Komfortable Bedienung: Intuitive und benutzerfreundliche Anwendung.
Maximale Flexibilität: Individuelle Regeln nach Bedarf definieren.
Steigerung der Effizienz: Arbeitsprozesse gezielt optimieren und automatisieren.
Kostensenkung: Effiziente, standardisierte und nachvollziehbare Abläufe reduzieren Kosten.
Klare Anweisungen: Vorgaben schaffen Sicherheit für Ihre Mitarbeitenden.
Bessere Ressourcennutzung: Optimale Zuordnung sorgt für verlässliche Planung.
Geringer Dokumentationsaufwand: Workflow-Historie ermöglicht lückenlose Nachverfolgung.
