Ticketsystem in VARIO
Effiziente Aufgabenverwaltung mit dem VARIO Ticketsystem
Das VARIO Ticketsystem ermöglicht die Erfassung, Verwaltung und Koordination von Aufgaben in verschiedenen Unternehmensbereichen. Ob für einzelne Abteilungen wie den Support oder für die gesamte Firma – mit dem VARIO Ticketsystem steuern Sie Ihre Prozesse effektiv.
Dank der zentralen Übersicht behalten Sie und Ihr Team alle Kunden- und Supportanfragen sowie internen Aufgabenjederzeit im Blick. Dies sorgt für eine zielgerichtete, schnelle Bearbeitung und steigert die Kundenzufriedenheitnachhaltig.
Effiziente Ticketverwaltung für bessere Produktivität und Servicequalität
Ein Ticket ist der Oberbegriff für ein Anliegen, eine Anfrage oder eine Aufgabe. In VARIO wird für jedes Anliegen ein Ticket erstellt, das bei Bedarf in Untertickets unterteilt werden kann. Diese Tickets können einzelnen Mitarbeitern oder Teams zugeordnet werden.
Dieses strukturierte Vorgehen steigert nicht nur die Produktivität innerhalb Ihres Unternehmens, sondern verbessert auch nachhaltig die Servicequalität gegenüber Ihren Kunden!
Strukturiertes Ticketmanagement für effiziente Prozesse
Ein Ticket fasst eine oder mehrere Aktivitäten zusammen und durchläuft frei definierbare Status. Tickets können per E-Mail, über eine Schnittstelle oder von einem Benutzer mit einer Priorität angefordert und anschließend einem Verantwortlichen (z. B. Abteilungsleiter) sowie einem zuständigen Mitarbeiter oder Team zugeordnet werden. Ticket-Rollen ermöglichen eine automatische Vorbelegung von Verantwortlichen und Bearbeitern.
Frei definierbare Attribute wie Themen (z. B. Störung, Reklamation), Definitionen (Arten, Rollen, Status, Aktivitätsarten) und Abrechnungsarten (intern oder extern) sorgen für Übersicht und Steuerung. Dateien und Belege können einem Ticket angehängt und im DMS archiviert werden, um einen lückenlosen Informationsflusssicherzustellen. Die Ticketnummer dient dabei als zentrales Zuordnungselement für alle Vorgänge.
Effizientes Aktivitätsmanagement mit integrierter Zeiterfassung
Aktivitäten sind alle Tätigkeiten und Vorfälle, die in einem Ticket zusammengefasst werden – wie Telefonate, E-Mailsoder Dienstleistungen. Mit VARIO können diese frei definierbaren Aktivitätsarten sowohl intern als auch externabgerechnet werden.
Die integrierte Zeiterfassung startet automatisch, sobald eine Aktivität beginnt, z. B. bei einem Anruf durch die TAPI-Anbindung. Arbeitszeiten können bei Bedarf auch manuell eingetragen oder korrigiert werden. Zuständige Mitarbeiterwerden über Statusänderungen und neue Aktivitäten automatisch in der Software oder per E-Mail informiert – für eine schnelle und präzise Bearbeitung.
Zeiterfassung und Abrechnung in einem System mit dem VARIO Ticketsystem
Mit dem VARIO Ticketsystem sparen Sie sich den Aufwand, Zeiten in separaten Systemen zu erfassen und mühsam ins Rechnungsprogramm oder ERP-System zu übertragen. Stattdessen verwalten Sie Zeiterfassung und Rechnungsstellung effizient in einem einzigen System.
Einfache Ticketabrechnung
Rechnungen werden mit nur einem Klick direkt aus einem Ticket erstellt – basierend auf den erfassten Leistungen(Aktivitäten).
Abrechnungen können individuell angepasst oder Aktivitäten bestehenden, offenen Rechnungen zugewiesen werden.
Unterschied zwischen internen Aktivitäten (Kosten trägt das Unternehmen) und externen Aktivitäten (Kosten trägt der Kunde).
Nach der Rechnungsstellung können ergänzende Funktionen wie das Mahnwesen und die Offene-Posten-Verwaltunggenutzt werden.
Flexibel durch nahtlose Integrationen und Erweiterungen
Moderne Software entfaltet ihr volles Potenzial durch die Zusammenarbeit mit anderen Systemen. VARIO bietet Integrationen für Office 365, TAPI-fähige Telefonanlagen und das GREYHOUND CRM. Dank der REST-API lässt sich die Lösung beliebig erweitern und an individuelle Anforderungen anpassen.
Nahtlose Integration und Transparenter Service mit VARIO
Mit der Integration in Outlook und Ihre Telefonanlage können Sie direkt während eines Kontakts ein Ticket oder eine Aktivität für den entsprechenden Kunden anlegen. Das VARIO Ticketsystem arbeitet zudem eng mit anderen VARIO Modulen wie dem CRM oder dem Projektmanagement zusammen.
Erhöhen Sie die Transparenz Ihres Services, indem Sie Ihren Kunden ein optionales Web- oder Kundenportal zur Verfügung stellen.
Effiziente Kundenkommunikation mit GREYHOUND CRM und VARIO
Speziell für die Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt, unterstützt GREYHOUND CRM als kanalübergreifendes Ticketsystem Ihren Kundenservice und optimiert Ihre Kommunikationsprozesse. Durch das Add-On ist VARIO nahtlos in GREYHOUND integriert – für eine perfekte Zusammenarbeit und effiziente Organisation.
Flexibler Zugriff für Kund:innen und Mitarbeiter:innen
Ermöglichen Sie Ihren Kund:innen den Zugriff auf ihre Tickets über ein Online-Kundenportal – einfach und transparent. Gleichzeitig bietet VARIO Ihren Mitarbeiter:innen im Vor-Ort-Service und Außendienst eine mobile Lösung mit einer App für Smartphones und Tablets.
Individuelles Kundenportal für maximale Transparenz
Mit dem individuell gestaltbaren Kundenportal können Sie Ihren Kund:innen per Browser Einblick in den Status ihrer Tickets gewähren. Zusätzlich stehen Funktionen wie der Rechnungsdownload und die Anzeige von Mitteilungenzur Verfügung, um den Kundenservice weiter zu verbessern.
Flexibler Zugriff und individuelle Anpassungen mit VARIO
Mit dem mobilen Zugriff über die WebApp können Tickets und zugehörige Aktivitäten auch von unterwegs eingesehen und erfasst werden. Für maximale Flexibilität ermöglicht die REST-API, ein individuelles Frontend nach Ihren Bedürfnissen zu entwickeln.
Flexibler Zugriff für Kund:innen und Mitarbeiter:innen
Ermöglichen Sie Ihren Kund:innen den Zugriff auf ihre Tickets über ein Online-Kundenportal – einfach und transparent. Gleichzeitig bietet VARIO Ihren Mitarbeiter:innen im Vor-Ort-Service und Außendienst eine mobile Lösung mit einer App für Smartphones und Tablets.
Kostenanalyse und Kostenstellenrechnung leicht gemacht
Mit Aktivitätsarten erstellen Sie eine Kostenstellenrechnung direkt in der FiBu. Über Abrechnungsartikel können Sie zudem präzise Kostenanalysen durchführen.
Klare Übersicht und einfache Ticketverwaltung
Die filterbare Ticket-Übersicht bietet Ihnen auf einen Blick Informationen zu Bearbeitungsstatus und Fortschritt. Bestehende Tickets können direkt geöffnet und neue mit wenigen Klicks angelegt werden.
Immer auf dem Laufenden dank Ticket-Benachrichtigungen
Mit automatischen Benachrichtigungen bleiben Sie stets über neue Tickets informiert und stellen sicher, dass keine Aufgabe in Vergessenheit gerät.
Schnelles Auffinden dank Volltextsuche
Alle Tickets in VARIO sind volltextdurchsuchbar, was ein schnelles und effizientes Auffinden der gewünschten Tickets ermöglicht.
Effiziente Ticketbearbeitung durch automatisierte Workflows
Mit zahlreichen Automatismen und individuell anpassbaren Workflows optimieren Sie Ihre Ticketbearbeitung und sparen dabei Zeit und Ressourcen.
Teamwork stärken durch selbstständige Ticketverwaltung
In Zeiten des selbstständigen Arbeitens gewinnt der Team-Gedanke zunehmend an Bedeutung. Mit VARIO können sich geeignete Teammitglieder eigenständig aus dem Ticket-Pool ihres Teams bedienen und Aufgaben flexibel übernehmen.